Última entrega de este mini-curso Excel, dedicada a la configuración de gráficos.

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6. Configuración de gráficos simples

a) Introducción

Los gráficos permiten un mejor análisis de los datos contenidos en una hoja de cálculo, por esto son usados con frecuencia para establecer comparaciones, avances o para un entendimiento más claro de la información. Excel ofrece una gran variedad de gráficos bidimensionales y tridimensionales. Un gráfico puede ser creado como parte de su hoja de cálculo o como un archivo separado. Un gráfico que es creado como parte de su hoja de cálculo se le conoce como “grafico encajado”.

Para trabajar con gráficos es importante conocer algunos términos:

Serie de datos: una colección de datos relacionados, como son las ventas mensuales de una empresa, los promedios de calificaciones, etc. una serie de datos usualmente ocupa una sola fila o columna en la hoja de cálculo.

Ejes: vienen a ser los lados del gráfico. En un gráfico bidimensional existen 2 ejes: el eje X (horizontal) y el eje Y (vertical). En un gráfico tridimensional se agrega el eje Z, plano oblicuo.

Leyenda: define los elementos separados del gráfico. Por ejemplo, la leyenda para un gráfico pastel (sectores circulares) mostrará lo que representa cada parte del pastel.

b) Utilizando el asistente de gráfico.

El asistente de gráficos se encuentra en la barra estándar (ver Fig. 4) o en el menú “Insertar”, y nos permite la creación paso a paso de un gráfico encajado en la hoja de cálculo. En cada uno puede regresar a los pasos anteriores y cambiar sus elecciones. Para crear un gráfico con el asistente de gráficos:

– Seleccione los datos a graficar. Incluya los encabezados de las filas o columnas si es que quiere que se muestren en el gráfico. Haga un clic sobre el ícono “asistente de gráficos”.

– En el paso 1, se muestra una galería con los diversos tipos de gráficos de los cuales puede disponer. Seleccione uno realizando un clic sobre el gráfico escogido. Luego haga clic en el botón siguiente.

– El paso 2, nos da un gráfico de muestra, es decir nos dice cómo está quedando nuestro gráfico según las opciones elegidas. Pero además nos pregunta si nuestras series de datos se encuentran en filas o columnas, lo cual es muy importante, pues esto puede cambiar totalmente nuestro gráfico. Luego hacemos clic en la opción siguiente.

– El paso 3 vuelve a visualizar un gráfico de muestra, el cual refleja los cambios del paso anterior. Aquí, debemos definir si queremos incluir las leyendas y la ubicación de ésta. Se nos da la opción de agregarle un título al gráfico y la posibilidad de escribirle títulos a los ejes. Cuando hemos terminado, pulsamos el botón siguiente.

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– El paso 4 (último) nos da la opción de especificar si el gráfico será insertado en la misma hoja, en otra hoja de trabajo o bien como archivo anexo. Luego de realizado este último paso hacemos clic sobre el botón Terminar.

NOTA: Luego de haber sido creado, un gráfico puede ser movido, puede editarse sus tamaños y estilos de letras, sus escalas, colores, tamaños, bordes, etc., haciendo clic con el botón derecho del mouse donde corresponda. Bueno! Espero que le haya servido este mini-curso y nos veremos en otra ocasión!